Czy Twój Call Center jest na najwyższym poziomie?

Jeszcze do niedawna wielu ekspertów z branży IT i szeroko pojętej telekomunikacji uważało, że wirtualna centrala telefoniczna to jedynie marzenie ściętej głowy, ponieważ byli oni przekonani, że do właściwego wykonywania codziennych zadań, takich jak chociażby nagrywanie czy przekierowywanie rozmów, niezbędni są pracownicy. Postęp technologiczny pozwala jednak przenieść ciężar wielu przedsięwzięć związanych z obsługą klienta z człowieka na maszynę, a dodatkowo zoptymalizować i zwiększyć efektywność wykonywanych działań. Jakie można wyróżnić zalety automatyzacji oraz wprowadzenia w prowadzonym Call Center telefonii VoIP? To właśnie temu zagadnieniu przyjrzymy się w ramach niniejszego artykułu.

Przede wszystkim wydajność

Dlaczego warto zainteresować się centralą cyfrową, która to oferuje nie tylko wirtualny numer telefonu, ale także umożliwia maksymalne skrócenie czasu oczekiwania na połączenie oraz gwarantuje bardziej efektywną obsługę klientów? Dzięki wykorzystaniu technologii Cloud Computing (a więc popularnej w Polsce Chmury) dane są zapisywane, przechowywane oraz przetwarzane na serwerach zewnętrznych, co z kolei pozwala zauważalnie ograniczyć ilość urządzeń, którymi dysponować musi nasze centrum obsługi klienta, aby funkcjonować w sposób efektywny. Co więcej, połączenia mogą być zarówno wykonywanie jak i odbieranie przy pomocy wygodnego w użyciu oprogramowania komputerowego, aplikacji dostępnych na mobilne systemy operacyjne iOS oraz Android, telefonu IP, jak również telefonu komórkowego. Zapewnia to obydwu stronom zaangażowanym w akt komunikacji niespotykany dotąd komfort!

Korzyści z rozwiązania, które oferują operatorzy VoIP zauważą na pewno właściciele przedsiębiorstw i menadżerowie. Będą oni mogli uniknąć konieczności sprawdzania czy pracownicy powtarzają klientom wyuczone formułki, na przykład te dotyczące faktu, iż połączenia są nagrywane. Wirtualna centrala jest w stanie rozwiązać ten problem automatycznie poprzez wykorzystanie systemu IVR.

Na plus cyfrowego biura obsługi klienta przemawia także mnogość funkcji udostępnianych w ramach jednego pakietu. Użytkownicy zyskują bowiem możliwość dostępu do menu głosowego, przekazywania i nagrywania prowadzonych rozmów, gromadzenia statystyk dotyczących połączeń zarówno wychodzących jak i przychodzących, czy też dowolnego zmieniania melodii, jaką usłyszy dzwoniący podczas oczekiwania na połączenie. Jak więc doskonale widać, dostępnych udogodnień jest całe multum, natomiast wirtualna centrala telefoniczna może z powodzeniem zastąpić przechodzące powoli do lamusa rozwiązania tradycyjne. Czy jednak jest to rozwiązanie opłacalne?

Komfort pracy za rozsądną cenę

Okazuje się, że cena kompleksowej centrali wirtualnej nie jest tak wysoka, jak mogłoby się w pierwszej chwili wydawać. Co więcej, niektóre z firm oferujących omawiane rozwiązanie udostępniają klientom wersje darmowe platformy, dzięki którym mogą oni sprawdzić, czy wirtualny produkt spełnia ich oczekiwania oraz wpisuje się w potrzeby ich firmy, a jeżeli tak – wykupić plan abonamentowy oferujący większy wachlarz funkcjonalności. Opcję taką oferuje podmiotom zainteresowanym między innymi przedsiębiorstwo Zadarma, które to dostęp do pakietu usług podstawowych oddaje swoim klientom całkowicie za darmo. Jeżeli jednak wyrażą oni chęć skorzystania z większej niż bazowa ilości numerów wirtualnych lub wewnętrznych, mogą się oni zdecydować na wykupienie pakietu biurowego, którego to cena utrzymuje się obecnie na poziomie 18 euro, a więc niecałych 80 złotych miesięcznie lub też firmowego, oferującego najwięcej możliwości. W przypadku obsługi znacznej ilości interesantów dziennie, wydatek ten bardzo szybko się jednak zwróci, bowiem centrala wirtualna usprawni pracę firmy, odciąży pracowników oraz pozytywnie wpłynie na postrzeganie prowadzonej działalności gospodarczej.

Słowem podsumowania…

Czy wirtualny Call Center jest rozwiązaniem opłacalnym dla zarówno małych, średnich jak i dużych przedsiębiorstw, którym zależy przede wszystkim na automatyzacji pracy centrali, jak również na jej działaniu w formie wielokanałowej. Warto nadmienić, że prawidłowo oraz skutecznie działające biuro obsługi klienta to także możliwość podniesienia prestiżu firmy i poziomu zadowolenia z jej usług. Jeżeli bowiem konsument będzie miał do wyboru dwie firmy oferujące niemalże identyczny produkt czy też podobną usługę, ich cena będzie do siebie zbliżona, podobnie jak korzyści wynikające z ich nabycia, to z dużą dozą prawdopodobieństwa osoba taka wybierze przedsiębiorstwo, w przypadku którego w sytuacji wystąpienia jakichkolwiek pytań, wątpliwości, czy problemów, będzie ona mogła liczyć na profesjonalną obsługę. Wydatek niecałych stu złotych miesięcznie może nam więc pomóc znacznie zwiększyć generowane zyski, jak również – zwiększyć świadomość marki i poprawić jej odbiór przez konsumentów.

Dodaj komentarz